Ogni riparazione che entra nel tuo laboratorio è un processo: arrivo del dispositivo, diagnosi, preventivo, intervento, consegna e pagamento. Quando il volume cresce, gestire tutto su carta o su Excel diventa un collo di bottiglia. Ecco come un centro strutturato affronta il problema.
Il problema del foglio Excel
Un foglio condiviso funziona bene fino a cinque, forse dieci ticket al giorno. Oltre quella soglia iniziano i problemi: celle sovrascritte, versioni non aggiornate, nessuna notifica automatica al cliente. La ricerca di un ticket vecchio richiede minuti invece di secondi. Il cliente chiama per sapere 'a che punto siete' perché non ha altra opzione.
Cosa serve davvero a un centro di riparazione
Non hai bisogno di un CRM enterprise. Hai bisogno di uno strumento che ti permetta di aprire un ticket in meno di 30 secondi, allegare le foto del dispositivo, registrare IMEI e guasto, e che generi automaticamente un link di tracciamento per il cliente. Tutto il resto è secondario.
Il flusso ottimale
Il cliente arriva → apri il ticket in 30 secondi con nome, dispositivo e descrizione guasto → fai firmare il modulo di accettazione su tablet → il cliente riceve un'email con il link per seguire lo stato. Da quel momento non ti chiamerà più: aggiorni lo stato nel gestionale e lui lo vede in tempo reale. Quando è pronto, un altro aggiornamento e un'altra email. Zero chiamate inutili.
Il tecnico assegnato
Se hai un team, assegnare ogni ticket a un tecnico specifico cambia tutto: ognuno sa cosa deve fare, nessun ticket rimane in attesa senza responsabile, e alla fine del mese puoi vedere le statistiche per tecnico — quanti ticket chiusi, in quanto tempo, con quale tasso di successo.
Le foto pre e post riparazione
Fotografare il dispositivo alla ricezione non è burocrazia: è protezione legale. Se un cliente sostiene che il display era già rotto prima di portarlo da te, le foto parlano da sole. Allega sempre almeno una foto pre-riparazione. In caso di contestazioni, vale più di qualsiasi dichiarazione verbale.
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